Umiejętność komunikowania się jest dla każdego człowieka podstawą sprawnego funkcjonowania w społeczeństwie. Jednak gdy w życiu codziennym odczuwamy jedynie potrzebę porozumiewania się, to w organizacjach sprawny przepływ informacji stanowi już bezsporny wymóg. Jednak sama informacja nie jest jeszcze kluczem do sukcesu. Musi być ona aktualna, dlatego tak istotny jest jej szybki przepływ. Poczta elektroniczna, telefony, faxy czy listy to popularne narzędzia komunikacji coraz częściej ustępujące miejsca przyjaznej, nowoczesnej a jednocześnie efektywnej formie porozumiewania się czyli wideokonferencjom.

Antropolog Albert Mehrabian, prowadząc badania nad procesem komunikacji interpersonalnej, odkrył, że aż 55 proc. komunikacji zachodzi za pośrednictwem form niewerbalnych, a zaledwie 7 proc. informacji jest przekazywanych poprzez słowa. Z tych badań wynika również, że 38 proc. informacji odbieramy za pośrednictwem intonacji głosu. Wyniki te potwierdził amerykański psycholog Ray Birdwhistell. Jego zdaniem 35 proc. informacji pochodzi ze słów, zaś 65 proc. z ekspresji niewerbalnej. Wideokonferencje umożliwiają znaczne podniesienie efektywności komunikacji w porównaniu z rozmową telefoniczną. Komunikacja pomiędzy zainteresowanymi jest znacznie szybsza, rozmówcy lepiej się rozumieją i, co jest bardzo ważne, wszyscy unikają błędów w zrozumieniu. To jednak nie koniec zalet wideokonferencji. Ten sposób komunikowania się to, zwłaszcza dziś, możliwość natychmiastowej reakcji w sytuacjach kryzysowych oraz efektywniejsze wykorzystanie czasu pracy wśród specjalistów czy menedżerów. Wideokonferencje poprawiają komunikację w rozproszonych na całym świecie zespołach. Możliwości, jakie oferuje poczta elektroniczna i telefon, często okazują się niewystarczające. Regularne spotkania na żywo i pełen kontakt to kluczowe elementy sukcesu, jednak częste podróże generują duże koszty i wymagają czasu. System wideokonferencyjny daje użytkownikom większe możliwości, zapewniając stałą dostępność bez konieczności przemieszczania się.